Offerte maken
In Griptool kan je heel makkelijk een offerte maken en delen met je klant. Het grote voordeel is dat jullie allebei hetzelfde zien, ook alle wijzigingen.
Je werkt met offerteregels, iedere offerteregel bevat een titel. De titel zorgt ervoor dat je makkelijk kan zien waar de offeregel over gaat, kies dus een titel die niet te lang is.
De titel helpt je ook aan de opbouw van de offerte, denk hier dus goed over na. Hierbij kan je bijvoorbeeld een offerteregel per kamer of ruimte nemen maar je kan het per werkzaamheden samenvoegen zoals slopen of timmerwerkzaamheden.
Naast een titel kan je een omschrijving toevoegen, hierin heb je de ruimte om veel meer tekst toe te voegen. Hierin leg je uit wat je gaat doen en wat de klant kan verwachten. Hoe duidelijker de omschrijving is hoe beter de klant de offerteregel kan begrijpen.
Hiermee kunnen wij een eerste offerteregel gaan maken.
Ga naar Griptool en zorg dat je bent ingelogd, vervolgens kan je een project selecteren door naast het logo op “selecteer project” te klikken. Als er nog geen projecten in de lijst staan kan je een project aanmaken met de knop “+ project”, maak dan een project aan met de naam “Eerste project”.
In het project ga je naar de Financiën, dan ziet het scherm er als volgt uit:
Klik op de knop “+ offerteregel”, nu verschijnt het volgende scherm.
In de titel schrijven wij “Aftimmeren dakkapel”, en de omschrijving voeren wij in wat wij gaan doen. “Het aftimmeren van de geplaatste dakkapel, de zijwanden worden voorzien van hele platen gegrond multiplex. De aansluiting op het dak wordt voorzien van gegronde randen met een gelijke breedte.
Onder de dakkapel wordt een simpel frame geplaatst met een plaat gegrond multiplex om aan te sluiten.”.
Onder de omschrijving staat de producten, hiermee kan je de prijs opbouwen. Zodra je in een regel gaat typen verschijnt er automatisch een nieuwe regel.
In het eerste veld kan je een aantal opgeven, dit kan een heel getal zijn maar je kan ook komma getallen gebruiken. Als je geen getal invult is het automatisch 1.
Daarna vul je een product of omschrijving in, dit kunnen we werkzaamheden zijn maar ook het materiaal. De klant ziet deze regels ook dus probeer de benamingen zo duidelijk mogelijk voor jou en de klant te houden.
Vervolgens is de stuksprijs, deze prijs is exclusief btw en wordt vermenigvuldigd met het aantal. Het btw tarief kan je achter de prijs selecteren. Wij rekenen de btw vervolgens voor jouw uit.
Om de offerteregel af te maken voeren wij een regel in: 1x “Vaste prijs” € 795,- met 21% btw.
Nadat je de productregel hebt ingevuld zijn er nog 2 opties over. “Concept” en “Moet de klant goedkeuren”.
Als je de concept optie aanklikt wordt de offerteregel nog niet verstuurd naar de klant, de klant zal alleen de titel van de offerteregel zien en dat die in concept staat. Jij kan de concept optie herkennen aan de blauwe lijn aan de linkerkant van de offerte. Tevens komt er in de regel een blauwe knop “wijzig concept” te staan om verder te kunnen werken aan de offerteregel.
De optie moet de klant goedkeuren staat standaard aangevinkt. Hierbij krijgt de offerteregel een rode lijn zodat je makkelijk kan zien dat de klant nog niet akkoord is. Als je de optie uit vinkt dan komt er te staan dat jij akkoord hebt gegeven op de offerteregel. Zorg er dus altijd voor dat de klant de regel goedkeurt.